1. Připojení Google Drive / Dropbox účtu k iSpisu
iSpis může používat buď váš osobní Google Drive / Dropbox účet nebo si můžete zřídit další účet vyhrazený pouze pro dokumenty kanceláře.
Následně je potřeba účet s iSpisem propojit - dát iSpisu oprávnění zapisovat do složky iSpis.cz (Google Drive) nebo Apps - iSpis.cz (Dropbox).
2. Struktura složek Apps - iSpis.cz
Ve složce iSpis.cz je pro případy vytvořena složka Případy, ve které se vytváří složky pro každou skupinu případů. Pokud má případ spisovou značku ve tvaru číslo/ročník, je dále vytvořena podsložka ročníku. Následně je vytvořena složka případu.
Struktura složek tedy může vypadat např. následovně:
Případy
Případy\802811
Případy\802811\Dokumenty
Případy\802811\Dokumenty\priklad1.docx
Případy
Případy\2016
Případy\2016\312
Případy\2016\312\Dokumenty
Případy\2016\312\Dokumenty\priklad2.docx
Případy
Případy\CIVIL
Případy\CIVIL\2016
Případy\CIVIL\2016\312
Případy\CIVIL\2016\312\Dokumenty
Případy\CIVIL\2016\312\Dokumenty\priklad3.docx
3. Práce s dokumenty
Složka se vytváří při prvním otevření složky pomocí Provést - Přidat dokument v detailu případu. Cesta ke složce je také zapsána do údaje případu (DropboxDir nebo GDriveDir).
Dokument následně můžete vložit buď přes iSpis nebo i jeho vytvořením přímo ve vaší Google Drive / Dropbox složce.
Při otevírání souboru přímo z iSpisu vám iSpis zobrazí kombinaci klávesových zkratek:
Zmáčknutím kláves Ctrl+C
Win+R
Ctrl+V
Enter
se cesta k souboru překopíruje do schránky, otevře se dialogové okno "Spustit", vloží se do něj cesta k souboru na vašem počítači a soubor se otevře v příslušné aplikaci (např. v Microsoft Word).
Po úpravě souboru jej běžným způsobem uložte – během pár sekund se zaktualizuje i v iSpisu.
4. Sdílení a práva
Dále můžete nastavit právo přístupu k souborům i pro vaše kolegy, a to buď v režimu pouze ke čtení nebo i s právem editace dokumentů.
Nastavení se provádí přes Google Drive / Dropbox vytvořením sdílené složky nebo sdílením odkazu na konkrétní soubor.
Můžete nastavit buď právo přístupu do všech spisů, pouze k dané skupině případů či pouze do některých spisů. Pomocí sdílení odkazu na soubor můžete také umožnit práci pouze s jednotlivými dokumenty.
Veškeré změny v souborech jsou bezpečně uchovávány v Google Drive / Dropboxu v historii změn.